연구시설·장비 및 재료비 구매 시행세칙

연구시설장비및재료비구매시행세칙6-1-16~

본 연구시설·장비 및 재료비 구매 시행세칙은 경주대학교 산학협력단 연구시설, 장비 및 재료비 구매에 대한 일반적이고, 투명한 구매에 대한 기준과 절차를 명시한 것으로 연구책임자는 반드시 이 구매세칙에 준하여 구매하여야 한다.

제1장 총  칙

제 1조(목적) 본 구매시행세칙은 “과학기술기본법 시행령 및 국가연구개발사업의 관리 등에 관한규정”과 “국가연구시설장비 관리 표준지침”에 따라 정부연구개발 예산으로 구축하는 연구시설·장비 및 재료비 구매에 관련 사항을 심의, 효율적인 관리와 사용의 신뢰성을 제고하기 위하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제 2조(용어의 정리) 이 구매 시행세칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “정부연구개발예산”이란 정부에서 새로운 지식축적이나 창조적인 과학 기술 개발을 촉진하기 위하여 지원 하는 예산을 말한다.

2. “연구시설”이란 일반 연구건물 또는 이동수단과는 구별되는 특수한 기능 및 환경을 구현하는 장비를 갖추고 있거나 특수지역으로 이동할 수 있는 설비를 갖춘 편의적이고 독립적 연구공간을 말한다.

3. “연구장비”란 연구개발을 위한 유형의 비 소비적 자산인 연구장비를 말하며, 연구개발 수행에 직접적으로 사용되는 무균실, 저온실, 동물사육실 등의 시설을 포함한다.

4. “연구기관지원사업”이란 국공립 연구기관, 부처 직할기관, 정부출연연구기관에 대한 지원사업(출연금)과 부·청에서 직접 수행하는 사업을 말한다.

5. “구매”는 연구용 장비 및 재료(용역포함)을 유상으로 획득하는 행위를 의미하고, 본 운영지침에서는 일상적인 구매업무 전반 물품구매계약, 시설공사계약, 기술용역계약, 제조계약, 외자계약, 임대차계약 등을 포괄하는 의미이다.

6. “물품”이라 함은 원자재, 기자재, 가공품, 소모품, 외국산 기자재 등을 말한다.

7. “기술용역”이라 함은 인력공급, S/W개발, 민원업무 대행 등의 서비스를 말한다.

8. “제조”라 함은 전시장 제작, 도면에 의한 교구 및 비품의 제작 등 비기성품을 말한다.

9. “인쇄” 라 함은 인쇄물 제작, 교재, 브로슈어 등을 말한다.

10. “공급가액”이라 함은 총금액에서 부가세 등을 차감한 금액을 기준으로 한다.

11. “연구용 재료비”는 연구시설, 장비의 설치, 구입, 임차에 의한 경비 및 관련 부대경비, 시약, 재료구입비, 전선처리관리비 외에는 실행 할 수 없다. (단 컴퓨터는 해당 연구수행과 관련성을 제시하고, 연구계획서에 명시된 경우에는 예외)

12. “고가장비 구매 심의”는 단가 3천만원 이상의 고가 장비 구매시에는 장비구입가격, 구입목적 등에 대하여 별도의 산학협력단 운영위원회에서 심의 및 타당성에 대한 검토를 시행한다.

13. “연구기관”이라 함은 경주대학교에 설치된 부속기관, 부설연구기관 및 부설교육 기관을 말한다.

제 3조(적용범위) ① 연구시설.장비 및 재료비 구매의 관리는 연구과제 수행에 필요한 모든 연구시설. 장비 및 재료비 구매에 적용하며, 지원기관의 별도 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 구매 시행세칙에 준한다.

연구시설장비및재료비구매시행세칙

② 적용대상 연구시설. 장비는 경주대학교가 수행기관이면서, 정부연구개발 예산으로 구축하는 연구시설. 장비 및 재료구매, 국가연구시설장비관리서비스(NTIS)에 보유장비로 등록된 장비에 적용한다. 단, 산업기술개발장비 통합관리요령의 적용을 받는 장비는 제외할 수 있다.

제2장 기본원칙

제 4조(일반지침) ① 본교에서 연구시설. 장비 및 재료 구매하는 모든 프로세스는 전결규정을 준수하여야 한다.

② 본교 전결규정에서 허용된 구매담당부서 외에서 발생하는 모든 구매는 연구책임자가 (별지  1-1 근거) 책임지고 투명하고 효율적인 구매가 이루어지도록 하여야 한다.

③ 모든 구매는 2개 공급업체 이상의 견적서를 접수하여 성능과 가격을 비교 검토하여 구매하  는 것을 원칙으로 하되, 본교의 정책 또는 독점 품목 및 품질 승인 품목과 같이 비교 견적이 불가능 한 경우에는 예외로 한다.

④ 중앙구매의 기준은 연구시설 및 장비는 단가 100만원 이상, 연구재료(시약포함)는 단일 구매 총액 300만원 이상은 중앙구매를 하여야 한다. 공급가액을 기준으로 100만원 미만은 연구책임자가 직접구매 할 수 있다.

단, 물품의 특성을 고려하여 다음의 품목은 중앙구매의 예외로 한다.

사유	품목
면허사항	실험용 동식물, 방사성 동위원소 등 유관기관 신고 혹은 면허 혹은 허가가 필요한 사항

⑤ 중앙구매 대상은 연구시설. 장비 및 재료(시약포함), 시설공사, 용역(인력공급포함),         시제품을 포함한다.

⑥ 연구책임자는 금액과 상관없이 시설 설비를 요하는 경우에는 본교 시설관리부서와         사전 협의하여야 한다.

⑦ 이 구매 시행세칙을 위반하여 연구책임자가 연구시설. 장비 100만원, 재료비 단일        구매 300만원 이상 물품을 선 구매 하였을 경우, 산학협력단 구매업무부서(산학협력기획팀)는 감사 및 연구지원팀에 선 구매사실을 통보하여야 한다.

⑧ 3천만원 이상 국가연구시설장비는 산학협력단에서 장비심의위원회의 심의유무를 확        인하여야 한다.

⑨ 구매 관련하여 연구책임자 및 관련담당자들은 다음에 준하여 증빙서류를 구비하여         단계별 구매절차를 준수하여야 하고, 연구실내 연구시설과 장비 및 재료비 구매 파일을 별도 관리 비치하여야 한다.

(견적서, 구매의뢰서, 계약서/필요시 입찰서류 포함, 세금계산서/카드매출전표, 계좌이           체내역서 포함, 거래(구매) 명세서, 감사(일상포함) 및 검수조서)

제 5조(법규준수) 연구시설. 장비 및 재료 구매는 공정하고 투명한 거래 질서 확립을 위해 구매와 관련된 모든 제반 법규(독점규제 및 공정거래에 관한 법률, 대외 무역관련 등) 및 상도의를 준수하여야 한다.

제 6조(공정성과 투명성 확보) 연구활동 관련하여 구매활동의 공정성 및 투명성은 건전하고, 바람직한 상거래의 기본 요소임을 인식하고, 경주대학교 및 연구 지원기관의 윤리규범에 따라 집행하고, 경주대학교의 전결규정 및 업무규정을 준수함으로써 이를 확보하여야 한다.

제7조(구매 예산의 효율적인 집행) 연구시설. 장비 및 재료비 구매예산의 집행은 시장환경, 최신 물가정보, 구매품의 성능 동향을 등을 종합적으로 고려하여 철저한 비용분석과 재료에 대한 정보분석 활동을 통하여 초기 구매비용뿐만 아니라, 연구비 절감을 위하여 노력하여야 한다.

제 8조(우수한 구매업체 선정) 연구활동 계획에 의한 연구장비 성능 및 재료에 대한 품질과 납기에 대한 연구 품질을 만족시키고, 연구시설. 장비 및 재료에 대한 지속적인 품질 개선을 통한 본교와 상호 이익을 구현하기 위해 함께 노력하는 우수한 구매업체를 선정 하여야 한다.

제 9조(구매 서비스 개선) 본교 산학협력단은 표준화된 구매 프로세스와 효율적인 연구시설. 장비 및 재료비 구매를 신속하게 진행 할 수 연구책임자들에게 최상의 서비스를 제공하기 위해 지속적으로 연구시설. 장비 및 재료비 구매프로세스 보완 유지하고, 연구책임자들은 각종 연구시설. 장비 및 재료 가격 동향 및 시장 수급상황 등의 정보를 폭넓게 수집, 공유함으로서 구매 관련 신속한 의사결정과 낭비요소가 발생 하지 않도록 적극적인 지원을 하여야 한다.

제 10조(역할과 책임)

조직(부서)		역할과 책임
구매요청부서		구매계획수립, 구매요청서 작성 및 승인(연구책임자)
산학협력단	산학협력 기획팀	타당성 검토 및 승인(3천만원이상 심의), 계약방법 결정, 업체선정 및 계약체결, 발주, 대금지금 요청
	연구지원팀	검수, 대금지급
공급업체		주문서 접수, 납품

제3장 업무흐름

제 11조(구매계획수립) 연구책임자는 연구종료 2개월 이내까지 구매한 연구시설. 장비 및 재료가 입고(검수기준)가 되어 원활한 연구 성과를 위하여 필요한 물품의 효율적인 구매를 위하여 일정별 소요 구매 예상 연구시설. 장비 및 재료에 대한 구매물품 및 소요시기 등의 계획을 사전에 수립하여야 한다.

제 12조(구매요청서 작성 및 승인) 연구책임자는 연구에 지장을 초래하지 않는 범위 내에서 각종 구매 사이트나 제품 정보를 활용하여 구매요청서를 작성하고, 전결규정에 따라 승인절차를 완료하여야 한다.

제 13조(고가장비 심의) 3천만원 이상 고가 연구시설. 장비 구매시에는 심의일정 등을 고려하여 구매요청서 송부 전에 연구책임자는 심의자료를 조기에 작성하여 심의 받아야 한다.

제 14조(계약방법 및 견적참여업체 선정) 구매 금액 100만원 이상 되는 경우에는 연구책임자는 구매요청서 작성후 산학협력기획팀으로 자료를 송부하고 기획팀은 구매대상의 특성을 파악하고 가장 적합한 계약방법 결정과 견적 참여업체를 선정하여야 한다.

제 15조(견적요청 및 접수/검토) 연구책임자로부터 구매요청서가 접수되면 연구책임자의 요청사항을 고려하여 산학협력기획팀은 적기에 발주가 나가도록 진행하여야 하며, 가격 및 제반 구매조건을 검토하여야 하고, 기술적으로 추가 검토가 필요할 경우에는 연구책임자를 포함한 전문가 추가 검토를 요청 할 수 있다.

제 16조(공급업체 선정) 연구장비 및 재료의 품질과 납기 등을 고려하여 구매요청사항을 충족시킬 업체중 최저가격 제시업체로 선정하여야 한다.

제 17조(구매주문서 작성/발주서 작성) 구매승인 요청서에 품질(기술적으로 적합한지 여부)과 가격에 대하여 선정사유를 기재하고 구매금액(원화, 부가세 별도)에 따라 전결규정에 따라 구매주문서(발주서)를 발행하여야 한다.

제 18조(검수) 50만원을 초과하는 구매건에 대하여서 연구지원팀은 공급자로부터 물품을 수령하면, 발주내역과 남품 물품의 일치 여부를 확인하고 검수하고 대금지급 요청을 위하여 송장을 생성하여야 한다.

제 19조(대금지급) 연구지원팀에서는 송장에 근거하여 검수 확인된 물품에 한하여 전결규정에 따라 지출결의서를 작성하여야 한다.

제 20조(외자구매) ① 외자 구매요청의 경우 연구행정시스템에 물품가액(USD)을 입력하면 환율(한국은행 최초 고시 기준율)과 부대비용(통관료, 보세운송료, 관세 등으로 10%를 산정함)이 자동계산되어 원화(\)로 표시된다.

예시) 물품가액 USD 10,000, 당일 한국은행 최초 고시 기준율이 1,100원/$일 경우

• 구매요청금액 = 물품가액(USD)X 환율X 부대비용 = 10,000 X 1,100 X 1.1 = 12,100,000원

단, USD 외의 다른 화폐를 원화로 환산하여 연구행정시스템에 입력하는 경우, 연구책임자는 환율(한국은행 최 초 고시 기준율)에 부대비용 10%를 가산하여 구매요청 하여야 한다.

② 연구책임자는 연구 지원기관의 규정 또는 이 시행세칙에서 정하는 구매일까지 납품될 수 있도록 소요기간 등을 감안하여 구매신청을 하여야 한다.

제4장 기본직무

제 21조(가격결정 책무) 연구시설. 장비 및 재료비 구매 가격 결정을 위하여 관련부서 및 연구책임자는 필요한 모든 정보를 분석하여 제시된 가격의 타당성을 확인 검증하여 적합한 가격으로 구매하여 연구개발 성능에 만족하도록 하여야 한다.

제 22조(품질확보 책무) 연구책임자 및 산학협력 관련부서는 연구지원 기관의 요구 연구 품질을 충족시킬 수 있는 가장 적합한 품질의 연구시설. 장비 및 재료를 구매하여야 할 책임이 있으며, 검수시 납품 물품 불량 발생시 적기에 크레임 제기를 통한 사후관리는 물론 연구책임자와 협의를 통하여 현상 및 문제점을 파악하고 근본원인을 규명하여 재발방지를 위한 대책을 수립하고 전체 연구개발 기간에 지장을 주지 않도록 철저한 대응을 하여야 한다.

제 23조(납기관리 책무) 연구책임자 및 산학협력 관련부서는 구매요청 물품의 적기 구매 및 공급을 위하여 철저한 납기관리를 하여야 하고, 사전 관리에 중점을 두어 당해 물품의 표준 제작 소요기일을 파악하고, 시장 수급 상황 등의 정보를 입수하여 납기관리에 만전을 기하여야 한다.

제 24조(관련법규 및 전문지식 습득 책무) 연구책임자 및 산학협력 관련부서는 구매 물품에 관한 지식은 물론 원가분석 능력 그리고 구매업무 관련된 제반 법규, 국제적인 상거래 약정 등에 대한 폭넓은 지식을 습득하여야 하고, 특히 외자구매(수입) 관련 법규 위반사항이 발생하지 않도록 유의하여야 한다.

제 25조(업무효율화 책무) 연구책임자 및 산학협력 관련부서는 구매업무를 수행함에 있어 구매방법, 제도, 프로세스 개선들을 통한 사무 간접비용 절감을 위하여 노력하여야 한다.

제5장 구매방법 결정

제 26조(구매방법) 본교의 구매방법은 경쟁입찰과 수의계약으로 구분하여 진행 한다.

① 경쟁입찰은 수개의 적격업체를 지명하여 견적 접수후 가격, 성능을 비교하는 방식이며, 구매한 연구시설. 장비나 재료가 기술적으로 검토 및 사전 승인된 공급업체에서만 가능하거나, 기존 구매실적 및 시장조사 결과 신뢰성이 입증된 공급업체를 선정하여 견적을 비교하는 것이 가장 경제적이라고 판단될 경우 적용하는 구매방식이다.

(단 구매횟수가 빈번하여 연간 소요량 예측이 가능한 재료나 물품에 대하여서는 과제 수행기간 단위 계약을 할 수 있다.)

② 수의계약은 연구지원기관의 연구과제 성과에 지대한 영향을 미치는 연구시설. 장비나 재료에 대하여 구매할 물품의 공급자가 구매부서가 특정 공급자의 견적을 입수, 발주하는 구매방식으로 다음의 각호에 해당 할 경우 적용하며 (별지서식 1-2 수의계약 양식서)에 근거하여 그 사유를 제시하여야 한다.

1. 구매할 연구시설. 장비나 재료가 공급자가 독점업체일 경우

2. 법령 또는 정부고시로 가격이 통제된 물품 구매시

3. 본교 유일 기술승인 업체로부터 구매시

4. 발주 또는 납품 중에 있는 물품에 대한 추가 구매요청이 있을 때

5. 원 설계자 또는 원 공급자 및 시공자의 물품만을 사용하여야 할 때

6. 원 공급자로부터 유지보수 자재 및 부품을 구매할 경우(단 일반적인 부품 제외)

7. 기타 본교 정책상 필요한 경우

제6장 연구용 시설. 장비 및 재료 구매심의

제 27조(적용대상 장비) 경주대학교가 수행기관이면서, 정부연구개발 예산으로 구축하는 3천       만원 이상인 장비 및 국가연구시설장비관리서비스(NTIS)에 보유장비로 등록된 장비에 적용 한다. 단, 산업기술개발장비 통합관리요령의 적용을 받는 장비는 제외할 수 있다.

제 28조(기능) 산학협력 운영위원회에서는 다음 각 호의 사항을 심의하며, 특별한 경우에는 연       구책임자 및 전문가를 참석시켜 심의 할 수 있다.

1. 연구기관 지원사업으로 구축하는 3천만원 이상의 장비에 대한 구매 결정

2. 연구 장비의 특성, 활용기간, 활용빈도 등을 고려한 구매방법(발주/개발/임차) 검토           및 결정

3. 단독활용 장비의 구매 타당성 결정(선정 및 해제 포함)

4. 공동활용 서비스 장비의 선정 및 해제

5. 구축비용 3천만원 이상의 저 활용, 유휴, 불용장비의 판정, 자산이관 및 처리

6. 기타 장비와 관련하여 필요하다고 인정되는 사항

제 29조(구성) 경주대학교 산학협력단 운영규정 제 3장에 준한다.

제 30조(심의 위원회 위원장의 직무) 위원장은 산학협력단 운영위원회(경주대학교 산학협력단        운영규정 제 3장)에 준한다.

제 31조(회의) 회의는 산학협력단 운영위원회(경주대학교 산학협력단 운영규정 제 3장)에 준한       다.

제 32조(장비심의) ① 연구기간 지원사업에서 장비를 구매(외자 포함)하고자 할 때에는 장비도       입 구매 요청서를 작성하여 소요시점 기준을 고려하여 적기에 입고가 이루어지도록 위원회에 제출하여 심의를 받아야 한다.

② 연구책임자가 연구시설. 장비 활용범위 또는 상태판정을 변경하고자 할 경우에는 시점 2     개월전 그 사유서를 작성하여 제출하여야 한다.

③ 운영위원회에서는 필요에 따라 관계자의 출석과 추가 자료 제출요구 및 현장실사를 할 수 있다.

④ 심의 결과는 기존 회의록을 근간으로 작성하여야 한다.

제 33조(기타) 이 구매 시행세칙에서 정하지 아니한 사항에 대하여서는 “과학기술기본법시행         령” 및 “국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정”과 “국가연구시설장비관리표준지침”등이 정하는 바에 따른다.

제 34조 (개정) 이 구매 시행세칙은 운영위원회 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 개정안을 발의한다.

부  칙

(1) (시행일) 이 연구시설.장비 및 재료비 구매시행세칙은 인가일부터 시행한다.

(2) (경과조치) 이 규정 시행 전에 관련 내부 자재 구매운영지시에 의해 시행한 사항들은 이 규정에 따라 시행한 것으로 본다.

(별지 제 1-1) 물품의 특성상 연구자 재량구매 허용 소모성 물품

연구책임자 재량구매 허용 소모성 물품

품목군	세부내역
유류	휘발유, 등유, 경유, 벙커C유 등
의약품	소화제, 해열제, 두통약 등
신선식품	과일, 야채, 생선, 육류, 유제품 등
기호식품	커피, 생수, 음료, 주류, 담배 등
화훼류	화환, 꽃다발 등
유가증권	백화점상품권, 문화상품권 등
귀금속	금, 은, 보석 등
동/식물	실험용 쥐, 꽃 등
문화상품	도서, 음반(CD), 영화(DVD) 등
용역비/렌탈비	인건비, 장비임대비, 수리비 등
중고품	중고장비, 중고물품 등
외화결제품목	해외 제조사 직구매 품목 중 카드결제 가능품목
PC부품	CPU, 메인보드, 메모리, HDD 등
가스	질소가스, 에어가스, LPG가스 등

※ 연구관련 용도로 사용되는 경우에만 인정함.

(별지 제 1-2) 수의계약 사유서(양식)

수의계약 사유서

구 분	세부내용
건 명
소요금액
구입품목 및 수량
계정과목
납품일시 및 장소
수의계약 관련근거/기준
수의계약 공급처	- 상호(공급처): 공급처 회사명 기술 - 소재지: - 대표:
비 고 (수의계약 세부내역 기술)

(별지 제 1-3) 연구책임자 직접구매 절차

(별지 제 1-4) 중앙구매 절차

연구비자체감사매뉴얼